هناك عبارة من الدعاية البريطانية في الحرب العالمية الثانية تنص على أن “الكلام المهمل يكلف الأرواح”.
قد يبدو هذا أكثر دراماتيكية قليلاً ولكن الحقيقة هي إذا كنت غير قادر على نقل رسالتك بشكل صحيح أو كنت غير قادر على التعبير عن رسالتك بشكل صحيح ، فإنه في كل من هذه المواقف ، ستتحمل الخسارة.
الآن ، يمكن أن تكون هذه الخسارة من الأرواح والممتلكات والمال أو أي نوع آخر. سيؤدي التواصل غير الفعال وغير الصحيح إلى ظهور مشكلات مختلفة في حياتنا الشخصية والاجتماعية.
لجعل التواصل أكثر فاعلية ، تحتاج إلى معرفة أنه يجب أن يكون هناك انسجام في الأفكار بين المرسل والمستقبل.
لماذا الأمر مهم. ؟
إذا كان المرسل ينقل الرسالة بإطار ذهني مختلف أثناء وجود جهاز الاستقبال في إطار ذهني مختلف ، فسيحدث فشل في الاتصال ولن تكون نتيجة هذا الاتصال مفيدة للغاية.
يُعد تحسين الموقف طريقة أخرى لجعل اتصالك أكثر فاعلية وملموسا. لأن الموقف الإيجابي يمكن أن يجعل عملية الاتصال بأكملها إيجابية في حين أن الإيماءة السلبية يمكن أن ترسل إشارة خاطئة في اتصالك وسيبدأ الناس في التعامل معها بشكل سلبي.
تتمتع مهارات الاتصال بأهمية كبيرة في أي بيئة عمل ، ويمكن للتواصل الفعال أو غير الفعال أن يجعل المنظمات تقدمية . لا يمكنك مطلقًا القول بأن التواصل أصبح مثاليًا في بعض المنظمات لمجرد أن بعض مواطن الخلل اللغوي تم إصلاحها بدلاً من ذلك. فالتواصل شيء يحتاج دائمًا إلى الإهتمام والصيانة المستمرة والتحسين. أثناء الاتصال على مستوى العلاقات الشخصية ، يجب عليك التأكد من أن معنى نقاشك يفهم بشكل صحيح من قبل المستمع. إن قول “هل تعرف ما أقصد” في النهاية لن يكون كافيًا.
أضرار الاتصالات غير الفعالة:
يمكنك دائمًا وضع خريطة تدل على الأضرار والمزايا التي يمكنك الحصول عليها من التواصل غير الفعال والفعال. لن يستغرق هذا الأمر وقتًا طويلاً لتعرف أن التواصل غير الفعال يمكن أن يمنحك الكثير من الخسائر من حيث عملك ووقتك وإنتاجيتك وتقدمك وأشياء أخرى مماثلة.
إذا كنت قد أخطأت في التواصل مع رئيسك في العمل على تقرير معين ، فسيتعين عليك القيام بذلك التقرير من البداية وسيكلفك ذلك وقتًا وعملاً ، وفي معظم الحالات ، يؤدي التواصل غير الفعال إلى إحراجك. أفضل طريقة هي تحديد سوء الفهم في أقرب وقت ممكن لأنه كلما كان التحديد أسرع يمكنك إصلاحه.
سوف يتسبب الاتصال غير الفعال أيضًا في الكثير من التوتر لأنه عندما لا تنجز بعض الأعمال بسبب عدم الاتصال الفعال ، سيغضب ذلك رئيسك في العمل وقد يسبب انزعاج بعض زملائك أيضًا من هذا الجهد. لذلك يمكن أن تزعج بيئة العمل بأكملها بالنسبة لك.
من أجل تجنب جميع المشاكل المذكورة أعلاه ، يجب عليك التواصل بفعالية إذا كانت لديك مشاكل في التواصل الفعال.
خدمات التواصل الفعال :
الاستكمال يحقق الاستجابة المرجوة.
الوعي يوفر الوقت.
النظر يعني فهم الطبيعة البشرية.
السرية تعزز الثقة.
المجاملة تجعل العلاقات أقوى.
التصحيح سوف يجنبك كل الارتباك.
كن مؤثرا:
هناك 7 نقاط مهمة يمكن أن تجعل التواصل العادي وسيلة تواصل فعالة للغاية. في هذا الفصل ، سوف أصف وأشرح كل هذه الاتصالات السبعة.
الاستكمال سيحقق الاستجابة المرجوة:
اكتمال يعني أن كل ما يتواصل يجب أن يكون كاملا ويجب ألا تكون هناك حقائق و حلقات مفقودة في خطابك. غالبًا ما يُرى أن الناس يفترضون أن بعض الحقائق يعرفها الجمهور أو المستمعون. هذا ليس هو النهج الصحيح لأنه إذا بدأت في افتراض ذلك ، فلن تكون قادرًا على إعطاء التفاصيل الكاملة للهدف الأساسي. ستصبح الفكرة كلها مشوشة وستواجه مشكلات في جعل الآخرين يفهمون.
يجب عليك تقديم معلومات مفصلة للغاية إلى مستمعيك.
في الواقع ، يجب أن تحاول تقديم بعض المعلومات الإضافية لجعل نقاطك أكثر وضوحًا. أثناء إعداد العرض التقديمي أو التقرير ، يجب عليك التأكد من أنك تجيب على جميع الأسئلة الممكنة التي يمكن أن تكون محور موضوعك.
بهذه الطريقة ، سيكون الجمهور أكثر تفهماً لموضوعك وسيطرحون عليك المزيد من الأسئلة المنطقية. غالبًا ما يحدث ذلك بعد أن تنتهي من عرضك التقديمي في المكتب. بعد ذلك ، يقول شخص ما ، “ما الذي تحاول فعلاً أن تقوله”. ربما يكون هذا أسوأ تعليق يمكن أن تحصل عليه بعد عرض تقديمي متعب ، لكن يجب أن تفكر مرة أخرى في سبب طرح هذا السؤال . سيكون هناك بعض العيوب في العرض التقديمي أو بعض العوامل المربكة التي حثت هذا الشخص على قول ذلك. لتجنب مثل هذه المواقف المحرجة ، يجب أن تحاول أن تجعل عرضك التقديمي أكثر وضوحًا وكاملاً دون تجاهل أي حقيقة وأن تذكر حتى التفاصيل البسيطة جدًا.
الإكتمال يجلب الاستجابة المطلوبة من المتلقي أو المستمع أو جمهورك. تحتاج إلى تضمين كل ما تعتقد أنه مرتبط بموضوع المناقشة ومحاولة وصف كل من النهج الإيجابي والسلبي.
الوعي سيوفر الوقت
الموجز هو جانب هام آخر من جوانب التواصل الفعال وخاصة عندما تتحدث عن التواصل التجاري بعد ذلك ، يجب أن تعلم أن رسالتك يجب أن تكون موجزة للغاية لأن هذا سيجعل الأمر أكثر ملاءمة ، إلى توفير الوقت و لفهم. يعد الوقت مهمًا للغاية في الحياة العصرية ، ولا يوجد أحد لديه الوقت للاستماع إليك لمدة ساعة كاملة بينما يمكنك تقديم نفس المعنى والمناقشة في 30 دقيقة.
إضافة إلى ذلك ، إذا أضفت وقفة غير ضرورية ، وكررت المعلومات واستخدمت تكتيكات أخرى مماثلة لإطالة المدة ، فسيصاب جمهورك بالملل ويفضلون إما مغادرة المناقشة أو سيتوقفون عن الاهتمام.
يجب عليك فقط تضمين وقائع وثيقة الصلة بموضوعك وتجنب استخدام المعلومات غير الضرورية لإضافتها على سبيل المثال ، إذا كنت تقدم عرضًا تقديميًا للميزانية السنوية لمؤسستك ، فيجب عليك أن تبقي الأمور على هذا النحو وتفرغ من إعطاء أمثلة غير ملائمة لتقطيع أو خفض الميزانية أو زيادتها.
هدفك هو تقديم تقرير ميزانيتك السنوية وهذا لا يعني أنه يجب عليك إضافة اقتراحات لأن ذلك يرتبطك بشخص آخر. إذا حاولت الإفراط في التعبير عن نفسك في ذلك الوقت ، فقد يحدث أن تخلط بين جمهورك وتعابير الكلام ، وسيكون هناك الكثير من المناقشات ، التي لن يفهمها الناس بسبب اللغة المعطلة. لذا اجعل معلوماتك موجزة ووفر وقتك لنفسك وكذلك لجمهورك.
النظر يعني فهم الطبيعة البشرية
تعتبر الاعتبارات من أهم الأمور في التواصل الفعال لأنها ستضمن فهمك للمستقبل بطريقة أفضل. عندما تقول ، فكر في ذلك ، عليك التفكير مرتين في بعض الأشياء والتأكد من أنك تنقل رسالتك دائمًا بنبرة إيجابية. حتى إذا كانت هناك بعض النقاط السلبية في مناقشتك ، فيجب عليك محاولة التغلب على تلك النقاط من خلال التأكيد على النقاط الإيجابية.
في الاعتبار المناسب والفعال ، من المهم أن نفهم أنه كلما أوضحت الفوائد ، زاد اهتمام نقاشك. لذلك يجب أن تحاول شرح كل فائدة من نقاشك مما سيجعل الناس أكثر انتباهاً وسيكونون أكثر اهتمامًا بدمج هذه الفوائد في حياتهم. حاول التركيز أكثر على “أنت” بدلاً من “أنا” أو “نحن“. هذا أيضًا يرسل انطباعًا جيدًا أنك تهتم أكثر بالآخرين بدلاً من نفسك.
هناك حكمة تقول التفكر قبل أن التكلم، وهذا القول يكمل الجزء من الاعتبار. يجب عليك تحليل كل شيء بشكل صحيح قبل تقديمه للآخرين. قم بتحليل كل شيء من وجهة نظر المتلقي لأن ذلك سيسمح لك بالتفكير في هذه الأسئلة التي غالباً ما يتم إهمالها باتباع نهج واحد فقط. يجب ألا تستخدم أبدًا تعبيرات سلبية مثل الكراهية بدلاً من استبدالها بأني أفضل.
هناك العديد من البدائل التي يمكنك إجراؤها وتجنب كل السلبيات من مناقشتك مع إستعمال الكلمات الإيجابية.
السرية تعزز الثقة
التماسك يعني أنك يجب أن تكون محددًا ودقيقًا للغاية بشأن الحقائق والأرقام التي تمثلها في مناقشتك. يجب أن تكون الحقيقة واضحة جدًا وأن تكون الدقة أكثر أهمية لأن الناس غالبًا ما يقدرون قيمة الكلمات وخاصة الشخصيات التي تمثلها. يجب أن يكون اختيار الفعل واضحًا جدًا ومعرَّفًا وينبغي أن تكون الصياغة بحيث تنشئ صورة إيجابية جدًا للموضوع العام. إذا بدأت بداية غامضة بعض الشيء ، وعامة حول الحقائق ب ، فستبدأ الأمور بعد ذالك بالحيرة وسيبدأ الناس في التفكير سلبًا. سيتم فقد التركيز على شيء واحد ، ونتيجة لذلك ، لن تكون فعالية الاتصال موجودة.
إذا كنت تقدم بعض الحقائق والأرقام الصلبة والحقيقية ، فسوف يعزز ذلك ثقتك تلقائيًا. يجب أن تحاول جمع الأرقام من استطلاعات مختلفة ، ويمكن أن يكون الإنترنت مكانًا جيدًا للغاية لإجراء هذا البحث. بغض النظر عن نوع الموضوع الذي لديك ولكنك ستجد أشياء مرتبطة بهذا الموضوع وبجميع التنسيقات.
يمكنك إبداء الرأي حول موضوعك ومن ثم معرفة كيفية استجابة جمهورك. لكن يجب أن تتذكر شيئًا واحدًا مفاده أن كل الحقائق والأرقام يجب أن تكون محددة ومتصلة بموضوعك الأساسي ويجب ألا تكون غير ذات صلة.
الوضوح في الخطاب :
غالبًا ما يخطئ الناس في الوضوح وهم يعتقدون أن جعل الحقيقة أكثر وضوحًا هو الوضوح ولكن الوضوح يتعلق بجعل خطابك ورسالتك الدقيقة أفضل. تحتاج إلى اختيار كلماتك بشكل أكثر دقة واستخدام لغة أبسط لنقل رسالتك. سوف تكون لغتك أبسط ، وسيكون من الأسهل على الجمهور فك تشفير رسالتك بسهولة وسيحتفظون بفكرتك بوضوح شديد. أفضل طريقة لتحقيق الوضوح هي استخدام كلمات أبسط وجعل الفقرات بسيطة وسهلة الفهم. لا تحاول أن تكون رسميًا جدًا مع اختيار الكلمات وحاول أن تظل غير رسمي.
إذا حاولت أن تكون رسميًا جدًا في أسلوبك واستخدمت لغة ثقيلة جدًا ، فمن الحقائق المعروفة أنه لا يمكن للجميع فهم اللغة الثقيلة والمعقدة. خصوصًا أن الناس في هذه الأيام ضعيفون في لغتهم. و اللغة الرسمية مخصصة غالبا و فقط للأخبار وأعمدة الصحف.
يفهم الأشخاص العاديون لغة عادية وبسيطة وهي أفضل طريقة لإيصال رسالتك في شكلها الدقيق والخام. كما هو مذكور في العنوان ، فإن الوضوح يجعل رسالتك أكثر شمولًا وهذا صحيح لأنه إذا استخدمت كلمات أقل ، فسيكون من السهل على المتلقي استلام الرسالة وفك تشفيرها وسيحصل على معنى دقيق للرسالة بسهولة بالغة.
من ناحية أخرى ، إذا قمت بالخلط بين الرسالة بأكملها عن طريق إضافة كلمات غير ضرورية وثقيلة فيها ، في النهاية ، ستتمكن من نقل نصف الرسالة بينما يتم فقد النصف الآخر بهذه الكلمات الثقيلة. لذا اجعل رسالتك واضحة قدر الإمكان وحاول استخدام كلمات أقل وأبسط حتى يتمكن الجميع من فهمها.
المجاملة تجعل العلاقات أقوى:
المجاملة تعني أنه يجب عليك احترام المتلقي. خاصة عندما يتعلق الأمر بالتواصل التجاري ، يجب أن تبدأ رسالتك بكلمة محترمة ويجب أن تنتهي بفقرة محترمة أيضًا. هذه مجرد وسيلة لإعطاء قيمة لشعور المتلقي. اختيارك للكلمات يمكن أن يصور المجاملة ويجب أن يكون اختيار الكلمات مدروسًا للغاية. فكر دائمًا في مستوى الجمهور وإذا كنت تقدم عروضًا إلى رئيسك في العمل ، فستضيف مزيدًا من المسؤولية. استخدم دائمًا التعبيرات غير التمييزية لأن هذه التعبيرات ستقنع الشخص الآخر بأنك تقدر دائمًا أفكاره.
إذا كنت ممتنًا ومحترمًا وتستخدم كلمات وإيماءات مهذبة ، فسيشعر المتلقي جيدًا بمناقشتك وسيبدأ في الاهتمام بمناقشتك بشكل أكبر. يمكنك أن تأخذ مثالاً بسيطًا على أنه إذا وصلت إليك بعض رسائل البريد التي تبدأ ب “مرحبا ” ، ، فلن تقدر ذلك كثيرًا ولكن إذا جاءك نفس البريد الإلكتروني بقوله مرحبًا بعملائنا المحترمين والمقدرين ، فستحاول بالتأكيد النظر في ذلك. هذه بعض الأشياء التي تُظهر احتراف الناس.
التصحيح يجنب كل الارتباك:
لكي تكون صحيحًا ، يجب أن تكون على دراية أن الوعي هو استهداف الجمهور المناسب. يجب أن تعرف الخلفية الاجتماعية والتعليمية والدينية للقارئ أو الجمهور ، ثم تستخدم لغتك وفقًا لتلك الخلفية.
يجب أن يكون هناك مستوى مختلف من الاحترام لكل من هؤلاء الأشخاص المتلقي للخطاب، ويجب عليك اتباع بعض البروتوكولات واستخدام اللغة المناسبة وتجنب أخطاء علامات الترقيم واستخدام الدقة في المعلومات. كل هذه الميزات ستجعل اتصالاتك أكثر سلامة وفعالية.
إذا بدأت بلغة غامضة وغير لائقة أو كان لديك الكثير من علامات الترقيم وأخطاء القواعد النحوية ، فلن يقدر الأشخاص رسالتك، وفي النهاية ، ستتم إضافتها كتواصل غير فعال. لكن يمكنك تغيير هذا بسهولة شديدة عن طريق إضافة بعض الحقائق والأرقام الحقيقية والحفاظ على قواعد اللغة البسيطة والصحيحة.
الآن ، هذه هي كل الاتصالات السبعة ، وإذا كنت تستطيع أن تتعلم التحكم في هذه القواعد السبعة ، فستكون لديك طريقة اتصال فعالة للغاية.
باختصار ، يمكنك القول أنه إذا كانت رسالتك مختصرة وكاملة ومدروسة وصحيحة وواضحة ومهذبة وملموسة ، فسيُقال إنها رسالة فعالة.
