ماذا يعني تحليل الأعمال؟
الفكرة الأساسية لتحليل الأعمال بسيطة للغاية. إنها ممارسة تحديد وتوضيح مشكلة داخل الشركة ، ثم العمل مع مختلف أصحاب المصلحة لتحديد وتنفيذ حل مقبول. ومع ذلك ، في الواقع إجراء تحليل الأعمال يمكن أن يكون معقدا للغاية ويستغرق وقتا طويلا. دعونا نلقي نظرة على تسلسل نموذجي للأحداث داخل تحليل الأعمال.
محلل الأعمال:
لا تشمل أسماء الوظائف لممارسي تحليل الأعمال محلل الأعمال فحسب ، بل تشمل أيضًا محلل أنظمة الأعمال ، ومحلل الأنظمة ، ومهندس المتطلبات ، ومحلل العمليات ، ومدير الإنتاج ، ومحلل المؤسسة ، ومهندس الأعمال ، والمستشار الإداري ، ومحلل ذكاء الأعمال ، وعالم البيانات ، و أكثر من ذلك. تعتمد العديد من الوظائف الأخرى ، مثل الإدارة ، وإدارة المشاريع ، وإدارة المنتجات ، وتطوير البرمجيات ، وضمان الجودة ، وتصميم التفاعل ، اعتمادًا كبيرًا على مهارات تحليل الأعمال لتحقيق النجاح.
تحليل الأعمال يساعد الشركات على القيام بعمل أفضل:
محلل الأعمال هو وكيل التغيير. تحليل الأعمال هو نهج منضبط لإدخال وإدارة التغيير للمؤسسات ، سواء كانت أعمالًا هادفة للربح أو مؤسسات حكومات أو غير حكومية و غير ربحية.
يستخدم تحليل الأعمال لتحديد وتوضيح الحاجة إلى التغيير في كيفية عمل المنظمات ، ولتيسير هذا التغيير. كمحللين للأعمال ، نقوم بتحديد وتحديد الحلول التي ستزيد من القيمة التي تقدمها المؤسسة لأصحاب المصلحة. يعمل محللو الأعمال في جميع مستويات المؤسسة وقد يشاركون في كل شيء من تحديد الإستراتيجية إلى إنشاء بنية المؤسسة أو القيام بدور قيادي من خلال تحديد أهداف ومتطلبات البرامج والمشاريع أو دعم التحسين المستمر في تقنيتها وعملياتها.
لدينا المعرفة المتخصصة للعمل كدليل وقيادة العمل من خلال منطقة غير معروفة أو غير معيّنة ، للوصول بها إلى وجهتها المرغوبة. قيمة تحليل الأعمال هو تحقيق الفوائد ، وتجنب التكلفة ، وتحديد الفرص الجديدة ، وفهم القدرات المطلوبة ونمذجة المنظمة. من خلال الاستخدام الفعال لتحليل الأعمال ، يمكننا أن نضمن أن المنظمة تدرك هذه الفوائد ، وفي نهاية المطاف ضمان تحسين الطريقة التي تؤدي بها أعمالها.
خطوات لأداء تحليل الأعمال:
نقطة البداية: تتمثل الخطوة الأولى في العملية في تحديد مشكلة أو بعض احتياجات العمل الأخرى. دعنا نقول أنك صاحب بيع دراجة نارية صغيرة. بالإضافة إلى بيع الدراجات ، يقوم متجرك بإجراء عمليات إصلاح وصيانة ، ويبيع معدات ركوب الخيل ، وأجزاء مخصصة للطلبات للعملاء. لقد تلقيت العديد من الشكاوى من الموظفين والعملاء حول دقة نظام المخزون الخاص بك. المشكلة المعتادة هي أن يُظهر النظام الأجزاء والبضائع على أنها في المخزون ، عندما لا تتوفر أي منها بالفعل. هذا يعني في كثير من الأحيان أن مهمة الإصلاح لم تنته في الموعد المحدد ، مما يثير غضب عملائك.
تعيين فريق تحليل الأعمال: الخطوة التالية هي تعيين فرد أو فريق لإجراء تحليل العمل. عادة ما يكون فريق تحليل الأعمال هو نقطة التقديم ويوفر التنظيم والتوجيه الاستراتيجي والتوثيق والتوضيح والمساعدة في القضايا السياسية. الهدف من تحليل الأعمال هو حل المشكلة أو القضية بكفاءة بما يرضي جميع الأطراف. ولعل أهم عامل في هذه العملية هو التواصل الكامل والمفتوح بين جميع الأطراف. على سبيل المثال ، تقوم بتعيين مهمة حل مشكلات نظام المخزون لمدير أعمالك ومساعديه.
تحديد عملية الأعمال الحالية: في الرسم البياني النموذجي لعملية تحليل الأعمال ، يمثل العمود الموجود على اليمين غالبا الأعمال الحالية والأشخاص المسؤولين حاليًا عن المنطقة التي تحتوي على المشكلة. في مثالنا ، ستكون عملية الأعمال هي نظام المخزون والأفراد سيكونون هم مدير المخزون ، مدير المبيعات ، والمحاسب.
تحديد أصحاب المصلحة: يمثل العمود الأيسر على الرسم البياني النموذجي للتحليل جميع أصحاب المصلحة الآخرين. هذه سوف تختلف من مشروع لآخر. على سبيل المثال ، يمكن أن يشمل أصحاب المصلحة العملاء والموردين والمسؤولين عن الهيئات التنظيمية وخبراء التقارير المالية والمدققين الخارجيين. في مثالنا ، المالك والزبائن هم بالتأكيد أصحاب المصلحة. موظفو المبيعات هم أيضًا أصحاب مصلحة لأن عليهم التعامل مع العملاء الغاضبين.
تحديد المتطلبات: في البداية ، من الضروري تحديد متطلبات أصحاب المصلحة وتحديدها بوضوح. إذا لم نفعل ذلك ، فسيكون من المستحيل حل المشكلة بنجاح. من بين الأمثلة على التقنيات التي يمكن استخدامها للمساعدة في تحديد ما يحتاج إليه أصحاب المصلحة:
مناقشات جماعية عفوية ، أو العصف الذهني
مراجعة وتحليل الوثائق ذات الصلة
مجموعات مناقشات صغيرة من الأفراد الرئيسيين ، أو مجموعات التركيز
المقابلات الفردية
المسوحات والاستبيانات
تحليل النظام ، بما في ذلك مخططات التدفق ،
السرد ، الرسوم البيانية.
الملاحظة والبحث
في مثالنا ، يريد عملاؤك إنجاز عملهم في الوقت المحدد ويريدون أن تكون الأجزاء التي طلبوها متاحة كما وعدت. كما ، تريد أن تبقي العملاء سعداء. تحتاج أيضًا إلى سجلات جرد دقيقة حتى تتمكن منطقة متجرك من العمل بكفاءة ويمكن لموظفي المبيعات التركيز على بيع البضائع.
