ما هي إدارة المشاريع؟ – إدارة المهام المعقدة والناس
يوم الافتتاح: اكتمال مشروعك!
إدارة المشروع هي عملية تنظيم الطريقة التي يتم بها تنفيذ التغييرات بكفاءة داخل المؤسسة لتحقيق انجاز ما خلال مدة معينة و بجودة محددة و باحترام ميزانية مقدرة سالفا .
تحقق العديد من الأنشطة التجارية أهدافها من خلال إكمال المشاريع التي تساهم في تحقيق أهدافها. في كثير من الأحيان ، تكون للمشاريع مدة محددة ، وتشمل عددًا من الأنشطة والأشخاص ، ولها مواعيد نهائية وميزانيات ثابتة. يخطط مديرو المشاريع ويراقبونها ويتخذون الإجراءات التصحيحية عند الاقتضاء.
فوائد تطوير مهارات إدارة المشاريع
بغض النظر عن دورك ، قد تضطر إلى إدارة ، أو لعب دور نشط في ، مشروع في مرحلة ما خلال حياتك المهنية. يتطلب الأمر قدرًا كبيرًا من المهارات للقيام بهذا العمل بشكل جيد ، ولكن الوقت الذي تستثمر فيه في بناء مهارات جيدة في إدارة المشاريع يمكن أن يحقق الكثير.
تساهم في تحقيق أهداف المؤسسة من خلال إكمال المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. هذا يمكن أن ينتج نتائج أعمال حقيقية ويعزز سمعتك. وعندما تعرف كيفية تنظيم المهام وجدولتها وتفويضها ، يمكنك أيضًا تقليل الإجهاد لنفسك ولأعضاء فريقك.
نهج إدارة المشاريع
بمجرد أن تكون على دراية بالعديد من الأدوات التي يمكن أن تساعدك على إدارة مشاريعك بشكل أكثر كفاءة ، قد ترغب في معرفة المزيد عن منهجيات إدارة المشروع الرئيسية.
واحد من أهم المعايير و الدلائل هو PMBOK المتبع في تدبير و تسيير المشاريع ، والتي يعتمد على المعرفة و الدراسة. يركز هذا النهج على المهارات المشتركة لإدارة المشاريع ، مثل وضع الميزانيات وإدارة المدخلات والمخرجات ، ويستخدم بشكل شائع في الولايات المتحدة.
PRINCE2 المستعمل في المشاريع المنجزة في اطار البيئات المسيطر عليها. يستخدم هذا المنهج المعتمد على نطاق واسع في المملكة المتحدة وغيرها من البلدان الناطقة باللغة الإنجليزية. يمكنك استخدامه ، من بين أمور أخرى ،مع توضيح أدوار الأشخاص ، والحفاظ على خطوط الاتصال مفتوحة ، وإدارة مخاطر المشروع ، وتحديد تكاليف الأساس.
إدارة المشاريع رشيقة هو نهج شائع آخر. غالباً ما يعمل هذا بشكل جيد مع المشاريع في بيئات معقدة وسريعة الحركة ، لأنه يسمح لك وللفريق الخاص بك بالاستجابة بمرونة للاحتياجات والمتطلبات المتغيرة.
نهج إدارة المشاريع: نظرة عامة
هناك العديد من الأدوات والتقنيات والعمليات التي ستساعدك على إدارة مشروعاتك بكفاءة أكبر. لقد أدرجنا بعضًا من أشهرها أدناه لمساعدتك على البدء.
أطر إدارة المشاريع
عندما تقوم بإعداد مشروع جديد ، يجب أن تنظر إلى العديد من العوامل المختلفة ، مثل الفوائد والمخاطر والميزانية والأهداف. توضح لك المقالات في قسم أطر إدارة المشاريع كيفية بناء أساس مشروعك ، وإلقاء نظرة على جميع الزوايا قبل البدء. بعض المقالات المفيدة تشمل:
كيفية كتابة حالة العمل: لديك فكرة رائعة لمشروع جديد. تعلم كيفية كتابة حالة عمل ، بحيث يمكنك الحصول على الموافقة والتمويل.
الرسم البياني لأثر المخاطر / الاحتمالية: تساعدك هذه الأداة على تحديد المخاطر في مشروعك وتقدير مدى احتمال حدوثها.
مواثيق المشروع: يحدد ميثاق المشروع الغرض من المشروع ويشرح ما تتوقعه من كل عضو في فريقك.
الجدولة
قد تضطر إلى التوفيق بين عدد من الأشخاص الذين يعملون في مهام مختلفة أثناء المشروع. تساعدك مقالات الجدولة لدينا في التخطيط لكيفية إكمال المهام بسلاسة وفي الوقت المناسب.
خطط العمل: استخدم خطة عمل للمشاريع الصغيرة ، حتى لا تنسى أي خطوات أو مهام مهمة.
تحليل الفجوة: يساعدك تحليل الفجوة على تحديد ما تحتاج إلى القيام به لتحقيق أهداف مشروعك.
مخططات جانت : GUANT: تساعدك على جدولة المشاريع المتوسطة والكبيرة ، بحيث يمكنك إكمالها بأكثر الطرق فعالية.
إدارة نطاق
إذا كنت قد قمت بالفعل بإدارة المشاريع ، فأنت تعرف أنها يمكن أن تخرج بسرعة عن نطاق السيطرة عندما يضيف الناس المزيد من المتطلبات. هذا هو السبب في أن القدرة على إدارة نطاق المشروع هي مثل هذه المهارة الهامة. في هذا القسم ، ستتعلم كيفية الحفاظ على تركيز مشروعك بإحكام. هذه الأدوات سوف تساعد:
تحليل متطلبات الأعمال التجارية: توضح لك هذه المقالة كيفية تحديد العمل الذي يجب عليك تنفيذه بالضبط.
طريقة MoSCoW: الاتفاق مع أصحاب المصلحة على ما سوف لن يتم تسليمه كجزء من المشروع.
التحكم في النطاق: التحكم في النطاق هو مهارة أساسية لإدارة المشروع لأنه يمنع الأشخاص من إجراء تغييرات وإضافات كثيرة جدًا أثناء المشروع ، مما قد يؤدي إلى تعطيل جدول المشروع بشكل خطير.
بناء الدعم لمشاريعك
قد يحتاج مشروعك إلى دعم العديد من أصحاب المصلحة ، مثل رئيسك أو زملائك أو فريق القيادة أو العملاء أو الموردين الرئيسيين. بمجرد معرفة كيفية عرض فكرتك وبناء الدعم ، يمكنك الحصول على مشروعك من الموارد المناسبة.
تحليل أصحاب المصلحة: تعلم كيفية تحديد الأشخاص الرئيسيين الذين تحتاجهم للفوز ، وتقرر كيفية التواصل معهم.
التأثيرات على الخرائط: يساعدك ذلك على تحديد المؤثرات الواضحة وغير الواضحة في مشروعك.
مشروع الاتصال
تعتمد المشروعات على التواصل الجيد. تساعدك مقالات الاتصال الخاصة بالمشروع على القيام بذلك على نحو فعال:
لوحات معلومات المشروع: تسمح لك هذه الأداة البسيطة بالتواصل بسرعة وسهولة.
تقرير مرحلي عن المشروع: تتبع مكانك في نقاط مهمة.
اجتماعات فعالة SCRUM: اجتماعات سكروم هي حصة نهج رشيقة لإدارة المشروع، هو نهج مهم قد يستعمل في أي نوع من المشاريع. فهي تساعدك على تحفيز أعضاء الفريق والحفاظ على تقدم الأمور و السير الى الأمام في مرحلة الانجاز.
إدارة التغيير
يتطلب الأمر قدرًا كبيرًا من المهارات لجعل عصا التحويل ذات نطاق عريض داخل المؤسسة. توضح لك مقالات إدارة التغيير كيفية التغلب على العوائق المشتركة ، والعمل مع الأشخاص لتنفيذ المبادرات الجديدة بنجاح.
التغلب على الحواجز الثقافية للتغيير: تعلم كيفية التعامل مع القضايا الثقافية التي يمكن أن تبطئ أو تمنع التغيير المرتقب.
نموذج تغيير Kotter المكون من 8 خطوات: يساعدك هذا الإطار في تحقيق أهداف برنامج التغيير الخاص بك.
لماذا التغيير يمكن أن يفشل: هناك طريقة للتغيير. و لكنه قد يفشل لأسباب متعددة وجب أخذها بعين الاعتبار قبل البدء و
مراجعتها عند تقدم المشروع ,
تشرح مقالات تحسين المشروع ومراجعته كيفية تحليل تقدم مشروعك ، وبذلك يمكنك دائمًا التحسين.
بعد مراجعة العمل (AAR) عملية: تعلم كيفية تقييم مشروعك كما تقدم، بحيث يمكنك إجراء تعديلات “وتحسين الأداء.
مراجعة ما بعد التنفيذ: استخدم هذه العملية لتحليل مخرجات مشروعك.
للمزيد تابعونا قريبا في حلقات لمعرفة الاهم و المهم من الجوانب المختلفة لتدبير المشاريع جسب المعايير السالفة مع تفصيل كل الجوانب كل على حدة .
