من الواضح أن إدارة المشروع ليست جديدة. نوح عليه السلام قد أدار واحدة من أقدم
المشاريع المسجلة في الكتب السماوية على مدى تاريخ البشرية ألا و هو مشروع : بناء الفلك أو الباخرة . بالتأكيد كان عليه أن ينهيها في وقت محدد – قبل الطوفان – وهوما فرض عليه استيفاء معايير الجودة و التصميم الدقيق الذي سمح له أن يستوعب بنجاح زوجًا من جميع الحيوانات لضمان استمرار الحياة بعد مرور الطوفان . تمكن اذا من انجاز باخرة صلبة تتحمل جميع ظروف الأمواج و التساقطات و تحافظ على توازنها أمام العواصف و الأمواج العاتية ,
العديد من التعريفات منشورة في أدبيات تدبير المشاريع ،لكن التعريف التالي يطغي على جميع المكونات المهمة : التخطيط والمراقبة والتحكم في جميع جوانب المشروع وتحفيز جميع
المنخرطين فيه ، من أجل تحقيق أهداف المشروع ضمن معايير زمنية متفق عليها ،مع احترام التكلفة والجودة .
بينما يتضمن هذا التعريف المعايير الأساسية للوقت والتكلفة والأداء ، فإن كلمة المنطوق ، فيما يتعلق بالجانب الإداري ، هي الدافع . لن ينجح المشروع إلا إذا كان جميع المشاركين (أو على الأقل معظمهم) ليسوا مؤهلين فقط . ولكن لديهم أيضا الدافع لتحقيق نتيجة مرضية.
لتحقيق ذلك ، تم تطوير عدد من الأساليب والإجراءات والتقنيات ، والتي ، جنبًا إلى جنب مع الإدارة العامة ومهارات الأفراد ، تمكن مدير المشروع من القيام بذلك مع استيفاء المعايير المحددة للتكلفة و الوقت و الأداء .
تقسم العديد من الكتب المدرسية المهارات المطلوبة في إدارة المشاريع إلى: مهارات صعبة (أو مواضيع) ومهارات لينة . هذا التقسيم ليس دقيقًا لأن بعض المهارات مترابطة بشكل واضح.
علاوة على ذلك ، يعتمد ذلك على نوع المنظمة ونوع المشروع وحجمه والسلطة الممنوحة إلى مدير المشروع وأي من الموضوعات مدرجة في اختصاصه أو اختصاصها .
على سبيل المثال ، في العديد من شركات البناء الكبيرة ، لا يسمح لمدير المشروع بالتورط في النزاعات الصناعية (الخاصة بالموقع) حيث يتم حلها بشكل أكثر فاعلية من طرف مديري العلاقات الصناعية المتخصصين في هذا المجال و الذين هم على دراية بقوانين العمل الحالية ، وباتفاقيات العمل الوطنية أو المحلية وظروف الموقع.
تغطي المهارات الصعبة موضوعات مثل :
- دراسة الجدوى
- مراقبة التكاليف
- إدارة التغيير،
دورات حياة المشروع - هياكل توزيع العمل
- تنظيم المشروع
- تحليل الشبكة المكتسبة
تحليل القيمة - إدارة المخاطر
- إدارة الجودة
- التقدير وتحليل العطاء
- التحصيل.
تشمل الموضوعات الناعمة أو أللينة : الصحة والسلامة ، وتحليل أصحاب المصلحة ، وبناء الفريق ، والقيادة ، الاتصالات ، إدارة المعلومات ، التفاوض ، إدارة الصراع ، ادارة الخلاف ، القرارات ، إدارة القيمة ، إدارة التكوين ، الإدارة المالية ، التسويق والمبيعات والقانون.
يظهر الفحص السريع لنوعي الموضوعات أن الموضوعات الصعبة إلى حد كبير مطلوبة فقط لإدارة مشاريع محددة ، في حين يمكن تصنيف المشاريع اللينة ، على أنها الإدارة العامة وهي ضرورية إلى حد ما لأي نوع من العمليات التجارية سواء كانت تدير مكتب تصميم أو مصنع أو أو مؤسسة خدمات مالية أو مؤسسة خيرية ، أو منظمة لخدمة عامة أو الحكومة الوطنية أو المحلية أو أي نوع من التعهدات التجارية تقريبًا.
عدد من المنظمات ، مثل : ايزو – بمئي … والمرخص لها ، أوصت بمنهجيتها الخاصة لإدارة المشروع وطورتها ، ولكن الاختلافات إلى حد كبير بينها تتمحور حول التركيز أو تسلسل موضوعات معينة.
على سبيل المثال ، يتم تحديد الموارد في أغلب المشاريع قبل البدء في تفعيل الجدولة الزمنية . بينما في مشاريع البناء على المقاول توفير (أو توظيف) أي موارد (العمالة ، مصنع أو معدات أو تمويل) ضرورية لتحقيق الأهداف المحددة وإكمال المشروع في الوقت المحدد.
مدير المشروع
يمكن تعريف مدير المشروع على أنه : الفرد أو الهيئة التي تتمتع بالسلطة والمساءلة والمسؤولية عن إدارة المشروع لتحقيق أهداف محددة . هناك مشكل مع هذا التعريف بخصوص أن في كثير من الأحيان تنتفي السلطة من يد مدير المشروع أو يتم سحبها لسبب من الأسباب ، في حين أن المسؤولية والمساءلة منوطة بمدير المشروع .
تعتبر السلطة الممنوحة لمدير المشروع إن منحت له ، إما مقيدة بشدة أوموجودة صوريا أو غير موجودة على الأطلاق . أسباب ذلك قد يكون مدير المؤسسة يقلص كل سلطات الرقابة المالية أو الحسابات و ذلك لتصوره ، أن مدير المشروع ليس لديه الخبرة الكافية للتعامل مع مهام معينة ، .مثل التحكم في النفقات. قد تكون هناك بالفعل أسباب وجيهة لذلك
إدارة المشروع
هذه القيود التي تعتمد على حجم ونوع المشروع و تنظيمه وبالطبع على شخصية وخبرة مدير المشروع أحيانا ، من المفترض أن تنتفي و أن تزول ، و يصبح مدير المشروع هو العضو المنتدب الفعلي لادارة المشروع بكل تفاصيله . يجب أن يكون لديه السيطرة على التكاليف والنفقات ، وإن كان ذلك ضمن حدود محددة ومتفق عليها.
بصرف النظر عن المسؤوليات التقليدية للوقت والتكلفة والأداء أو الجودة ، فيجب على مدير المشروع التأكد من أن جميع متطلبات السلامة وإجراءات السلامة امتثل لها و احترمت . لهذا السبب ، تم إدراج كلمة أمان في إدارة مثلث المشروع لتعكس أهمية ضمان تلبية مختلف متطلبات الصحة والسلامة الهامة .
لا تؤدي الحوادث الخطيرة إلى عواقب مأساوية شخصية فحسب ، بل يمكن أن تؤدي إلى تدمير المشروع ، بين عشية وضحاها. قلة الاهتمام بالسلامة أمر سيء للأعمال التجارية ، كما تؤكده كل شركات النفط و الخطوط الجوية و السكك الحديدية و غيرها .
ميثاق مدير المشروع
ان شروط مشاركة مدير المشروع يصعب أحيانًا تحديدها في بضع كلمات ، تصدر بعض المنظمات ميثاق مدير المشروع ، والذي يحدد مسؤولياته و حدود سلطاته . فهو يوضح بشكل جلي للمدير ما هي مجالات المساءلة الخاصة به ، كما تساعد هذه الوثيقة جميع أصحاب المصلحة على معرفة كاملة بدور مدير المشروع .
ميثاق مدير المشروع خاص بالمشروع ، يجب تعديله لكل مشروع وحسب نوع المشروع أو حجمه أو تعقيداته أو أهميته . يحتاج مدير المشروع إلى الدعم في المشاريع الكبيرة ، إما عن طريق مساعد واحد أو أكثر (يمكن لأحدهم أن يعمل كنائب) ..:كما يجب انشاء مكتب للمشروع .
تتمثل الواجبات الرئيسية لمكتب المشروع في إنشاء نهج تنظيمي موحد الأنظمة والعمليات والإجراءات ، وتنفيذ وظائف إدارة التكوين ذات الصلة ، ونشر تعليمات المشروع وغيرها من المعلومات وجمع أو استرداد أو مطاردة المعلومات المطلوبة من قبل مدير المشروع على أساس منتظم أو مخصص.
يمكن لمثل هذا المكتب أن يساعد بشكل كبير في التكامل السلس لجميع أنظمة المشروع ويقوم باعداد البرامج والجداول الزمنية ، والتقارير المرحلية ، وتحليلات التكلفة وتقارير الجودة ومجموعة أخرى مفيدة من المهام التي كان يتعين على مدير المشروع تنفيذها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أيضًا أن يُطلب من مكتب المشروع، خدمة متطلبات البرنامج.
مدير المشروع يجب أن يكون له إلمام بعلوم التدبير و تدبير المشاريع و أن يكون له كفائة في التخطيط و تسيير الفرق والموارد و في تدبيرالتغيرات و البيئة و نظام الأمان و أن يسهر على المراقبة بوضع وسائل كفأة و جداول للتوجيه المستمر في الزمان .بالإظافة لذلك يجب أن يتخذ القرارات الصائبة في الأوقات المناسبة و أن يتوفر على مؤهلات المشورة و حل الأزمات بحكمة و مسؤولية . ليست مهمة سهلة لكنها مهمة تتطلب كفائة ضرورية يتم صقلها يوما بعد يوم مع تراكم التجارب و المشاريع .
