تتم إدارة العقود عندما يتولى شخص ما مسؤولية إدارة العقود للموظفين أو البائعين أو الأطراف الأخرى. فيحتاج مديرو العقود إلى المعرفة القانونية لقيادة عملية إدارة العقود بدقة.
، تحتاج الشركات إلى إدارة اتفاقيات العقود مع شركات الأخرى في كثير من الحالات .الا أنها لا تتحدث عن هذا الأمر كثيرا رغم أنه أمر بالغ الأهمية للأعمال.
إدارة العقود هي عملية إدارة و إنشاء العقود وتنفيذها وتحليلها لزيادة الأداء التشغيلي والمالي إلى الحد الأقصى في المؤسسة ، مع تقليل المخاطر المالية.
تواجه المؤسسات مقدارًا متزايدًا من الضغط لتقليل التكاليف وتحسين أداء الشركة. تثبت إدارة العقود أنها عنصر مستهلك للوقت للغاية في العمل ، مما يسهل الحاجة إلى نظام إدارة العقود بشكل فعال وآلي.
أساسيات إدارة العقود
عندما ترغب شركتان في التعامل مع بعضهما البعض ، يحدد العقد الأنشطة التي ترتبط فيها كلتا المؤسستين والشروط التي من خلالها ستفي كل منهما بأجزاء من الاتفاقية. تؤثر العقود على ربحية الأعمال بشكل كبير بسبب التركيز على الإيرادات والمصروفات.
عندما تكون صياغة العقد سيئة ، فقد تخسر منظمة واحدة آلافًا غير محدودة من الدولارات بسبب تقنية بسيطة تفتقر إلى الموارد اللازمة لتحديدها . يمكن لإدارة العقود الفعالة أن تنشئ في نهاية المطاف علاقة عمل قوية وتمهد الطريق لمزيد من الربحية على المدى الطويل ، ولكن فقط عندما تتم إدارتها بشكل صحيح. من المستحسن تضمين إدارة قانونية أو محام في مناقشات إدارة العقود. الصياغة الدقيقة للعقود ضرورية لإدارة العقود.
تنطبق إدارة العقود أيضًا على إدارة العقود المختلفة مع المستقلين أو الموظفين. هذه تتطلب في بعض الأحيان الإدارة والتعديلات التي تساعد كلا الطرفين.
بشكل عام ، تتضمن إدارة العقود بضعة مراحل أساسية:
هناك المراحل المبكرة أو مرحلة ما قبل الجائزة. يتم العمل بعناية قبل إنجاز العقد الذي يمنح لشخص ما ، سواء كان عملًا أو موظفًا حيث تأخذ كل الاحتياطات و التدابير الازمة لجعل العقد عقدا ناجحا قابلا للتنفيذ حيث يحدد بعناية الواجبات و الالتزامات الخاصة بكل طرف في الاتفاقية . المرحلة المتوسطة هي عندما يتم منح العقد . وهذا يشمل جميع الأوراق الضرورية لجعل الاتفاقية نهائية . ثالثًا ، هناك مرحلة ما بعد الجائزة. هذه هي المرحلة التي تتم فيها إدارة العقود والصيانة فعليا .
هذه المراحل الأساسية الثلاثة هي طريقة بسيطة للنظر إلى إدارة العقود في ثلاث مراحل ، ولكن العملية أكثر تعقيدًا من ذلك ويمكن عرضها في مراحل أكثر بناءً على مدى تفصيل طريقة العرض التي تقوم بإنجازها. سنناقش رؤية أعمق للعملية في وقت لاحق.
عناصر إدارة العقود الناجحة
لا يكفي أن يكون لدى المنظمة مهنيون للتعامل مع إدارة العقود. يجب زيادة الموظفين مع وجود العمليات وإرفاق البرامج لتلبية متطلبات الامتثال والتحاليل المتزايدة لبنوده . عندما يتم تنفيذ استراتيجية إدارة العقود بنجاح ، يمكن للمؤسسات أن تتوقع الرؤية و الأهداف التالية :
– تحقيق الفوائد التجارية المتوقعة والعوائد المالية.
– تواجد مورد متعاون ويستجيب لاحتياجات المنظمة.
– لا تواجه المؤسسة أي نزاعات أو مفاجآت في العقود.
– تقديم خدمات مرضٍية لكلا الطرفين.
الأنشطة التي تشمل إدارة العقود الجيدة
أساس إدارة العقود يعتمد على تنفيذ أنشطة ما بعد الجائزة أو المنح و تأمين النشاط و التنفيذ الناجح. خلال مرحلة ما قبل منح الجائزة ، يجب على الموظفين التركيز على سبب إبرام العقد وإذا كان المورد يستطيع الوفاء بشروط الاتفاقية.
هناك حاجة إلى مزيد من الاعتبار لفهم كيف سيعمل العقد بمجرد منحه. يتطلب دلك تجنب المفاجآت الغير المرغوب فيها و إجراء بحث دقيق وواضح للغرض من العقد الفعلي.
تتطلب إدارة العقود مستوى من المرونة لكلا الطرفين المعنيين ورغبة في تكييف شروط العقد لتعكس أي ظروف متغيرة .
المشاكل لا مفر منها ، مما يعني أن المنظمات يجب أن تكون مستعدة لما هو غير متوقع وأن تكون قادرة على ضبط شروط العقد عند الحاجة.
مراحل إدارة العقود
تلعب العقود دورًا مهمًا ، ويتم تقسيمها إلى مراحل لتنظيم الجهود وتنظيم هيكل العقود النموذجي. عند الانتهاء يدويًا ، يمكن أن يثبت إنشاء العقد تمامًا ستهلاك الوقت. تتضمن العملية العديد من الخطوات التالية:
1– الطلبات الأولية : تبدأ عملية إدارة العقود عن طريق تحديد العقود والمستندات ذات الصلة لدعم غرض العقد.
2- تأليف العقود: تعد كتابة العقد باليد نشاطًا مستغرقًا للوقت ، ولكن من خلال استخدام أنظمة إدارة العقود الآلية ، يمكن أن تصبح العملية مبسطة تمامًا.
3– التفاوض على العقد: عند الانتهاء من صياغة العقد ، يجب أن يكون الموظفون قادرون على مقارنة إصدارات العقد وملاحظة أي اختلافات لتقليل وقت التفاوض.
4- الموافقة على العقد : في معظم الحالات الحصول على موافقة الإدارة هو أمر ضروري يثبت دعم الادارة لتنفيذ العقد. يمكن ذلك أن يكون مكلفا للوقت و لجهد المستخدمين.لكنه أمر ضروري يجب تدبيره بشكل استباقي من خلال إنشاء مهام سير عمل موافقة مخصصة ، بما في ذلك الموافقات الموازية والمتسلسلة للحفاظ على اتخاذ القرارات بوتيرة سريعة.
5– تنفيذ العقد: يتيح تنفيذ العقد للمستخدمين التحكم في عملية التوقيع وتقصيرها من خلال استخدام التوقيع الإلكتروني .
6– إدارة الالتزام : يتطلب ألالتزام بتنفيد العقد قدراً كبيراً من إدارة المشروع لضمان تلبية الجهات المعنية الرئيسية للنتائج حيث لا يجب أن تتدهور قيمة العقد خلال المراحل المبكرة من النمو.
7– التنقيحات والتعديلات: يعد تجميع جميع المستندات المتعلقة بالصياغة الأولية للعقد مهمة صعبة. عند العثور على العناصر التي تم تجاهلها ، يجب أن تكون الأنظمة المعمول بها قادرة على تعديل العقد الأصلي و تنقيحه وفقا للقوانين المعمول بها .
8– التدقيق وإعداد التقارير: إدارة العقود لا تنطوي ببساطة على صياغة العقد ثم دفعه إلى خزانة الملفات دون تفكير آخر. تعتبر عمليات تدقيق العقود مهمة في تحديد مدى التزام كلتا المنظمتين بشروط الاتفاقية و قدرتهما على حل أي مشكلات محتملة قد تنشأ.
9– التجديد: يمكن أن يؤدي استخدام أساليب إدارة العقود اليدوية إلى ضياع فرص التجديد وإيرادات العمل المفقودة. إن أثمنة و تكلفة العملية تسمح للمؤسسة بتحديد فرص التجديد وخلق عقود جديدة.
الكثير من إدارة العقود تتعامل مع هذه الخطوات التسع. إدارة دورة حياة العقد أمر بالغ الأهمية. نظرًا لأن أنواع العقود المختلفة تمر بمراحلها المختلفة ، يتعين على مديري العقود مراقبة أي تغييرات محتملة أو انتهاكات للعقد. إذا كان الموظف أو العامل غير راضٍ عن عقده ، فقد يكون من المفيد إجراء تعديلات على العقد.
من المهم اتباع الالتزامات التعاقدية مع التأكد أيضًا من أن كلا جانبي العقد سعداء على صياغة و تنفيذ العقد.
خلال إدارة دورة حياة العقد يعد أداء البائع و إدارة المخاطر من الاعتبارات المهمة . على سبيل المثال ، إذا فشل البائع في الوفاء بالتزاماته التعاقدية ، فقد تحتاج إلى إعادة صياغة العقد أو فرض بعض الإجراءات التأديبية الملزمة.
برنامج إدارة العقود
عادة ما تتم إدارة العقود يدويًا و هذا أمر شائع حتي في أكبر المؤسسات الدولية من خلال تخزين ملفات وحافظات للعقد يدويا ، إلا أن هذه الممارسة مليئة بأوجه القصور التي يمكن أن تنتقص من الكفاءة الكلية للمؤسسة.
يمكن للتكامل انجاز إدارة العقود آليا حيث يمكن هذا الاجراء من تحرير عدد لا يحصى من ساعات العمل و الاقتصاد في تكلفة تدبير العمليات و التي لا تعد ولا تحصى و المرتبطة أساسا بإدارة العقد ، مما يخلق قيمة أكبر للشركة.
فبرامج إدارة العقود تقوم بتخزين المعلومات الأساسية حول العقود المتعلقة بجهات الإيجار واتفاقات الترخيص”. “الغرض العام من برنامج إدارة العقود هو تبسيط المهام الإدارية من خلال إنشاء سجل مركزي وموحد لعمليات كل عقد.”
إن استخدام برنامج إدارة العقود يمكن أن يسهل مراقبة العقود المعقدة دون الاعتماد فقط على الأوراق.
ان الجانب الأكثر أهمية في برنامج إدارة العقود هو أنه يتيح للموظفين في مواقع متعددة الوصول إلى العقود في مكان واحد و تدبيرها بارتياح و تواصل دائم و هذا يتيح الاقتصاد في المصاريف و في ترشيد نفقات التدبير.
